領収書とクレジットカードの明細書は、確定申告のための重要な証拠となる文書です。これらの文書は、税務署からの確認や監査の際には必ず用意しておかなければなりません。

領収書やクレジットカードの明細書は自分が、いつ、どこで、どのような出費をしたのか、またその金額を明確に示すために重要な文書です。

領収書の保管は適切に行わなければなりません。領収書は時間が経つとインクが薄れて読みにくくなることがあります。そのため、長期間にわたって保管する場合は以下の方法をおすすめします。

デジタル化

スキャナーやスマートフォンのカメラを使って領収書をデジタル化することで、紙の劣化を心配する必要がありません。
保存したデータはクラウドストレージや外部ハードディスクにバックアップすることで、データの損壊や紛失を防げます。

ファイリング

領収書は日付やカテゴリー別に整理し、クリアファイルやファイルボックスに保管するのが一般的です。これにより、領収書が混ざり合うのを防ぎ、必要な領収書を素早く見つけ出すことができます。

使用するクリアファイルなどは指定がないので、自分の扱いやすいと思うものを選ぶようにしましょう。

クレジットカードの明細書も領収書と同様に大切な証拠となる文書です。一般的にクレジットカード会社は利用明細を一定期間オンラインで提供しますが、それ以上遡る必要がある場合、自身で保管する必要があります。

利用明細をオンラインで提供しない設定にしていたり、遡ることのできる期間に限度がある場合もあるので利用しているクレジットカード会社を確認しておきましょう。

デジタル化

クレジットカードの明細書も領収書と同様にデジタル化が可能です。スキャナーやスマートフォンのアプリを活用しましょう。
また、クレジットカード会社からPDF形式で明細が提供されている場合は、そのデータを直接保存しておくだけで大丈夫です。

ファイリング

紙の明細を利用している場合、領収書と同様に日付やカテゴリー別に整理し、ファイリングします。
こちらも自分の使いやすいファイルなどを使用してかまいません。

デジタル化されたデータの保管には、以下の注意点があります。

セキュリティ

個人情報が含まれるため、セキュリティには十分に気をつける必要があります。パスワードによる保護や、暗号化されたストレージの使用を検討しましょう。
この時に設定しておいたパスワードなどを忘れてしまったり、メモを紛失してしまうとアクセスできなくなり、全ての文書が無いのと同じ状態になってしまうので注意してください。

バックアップ

データ損失を防ぐためには定期的なバックアップが有効です。自動バックアップ機能を持つクラウドサービスを利用するのが1つの方法です。
セキュリティ面でパスワードなどを忘れてしまった場合でも、バックアップでの復元ができてしまえば問題ないので、バックアップ環境への投資は惜しまないようにしましょう。

最後に、これらの文書をどのくらいの期間保管すべきかについてです。通常、確定申告に関連する書類は5〜10年間保管することが求められます。

これは、白色申告の場合は5年、法人や個人事業主の青色申告の場合は7年の保管を義務づけられていることや赤字の繰越の際に必要となるため、最高10年間の保管を推奨しています。保管しておいて大きな損はないので可能であれば10年間保管しておきましょう。