・法人事業者の場合、原則として7年間の保管が必要です。
・個人事業主の場合、青色申告者は7年間、白色申告者は5年間の保管が義務付けられています。

ただし、事業者が損益を繰り越す場合や特定の税制上の要件を満たす必要がある場合は、これらの期間が延長されることがあります。
たとえば、法人事業者であれ個人事業主であれ、青色申告を行っている場合、繰越欠損金の利用によって保存期間が10年に延長される対象です。
領収書の適切な管理と保管は、税務調査などで必要となった際に迅速かつ正確に情報を提供するためにも重要です。保存期間内においては、領収書をいつでも取り出せるように、整理しておく必要があります。また、保存期間が終了した領収書は、個人情報の漏洩防止に配慮しつつ、適切に処分することが求められます。
配送業の従事者は、日常的に取り扱う領収書が多いです。そのため、領収書の保管期間と管理方法を正しく理解し、適切に実行することが事業運営の円滑化に寄与します。領収書管理は時に煩わしい作業と感じるかもしれませんが、正確な経費計上と税務申告のためには不可欠なプロセスです。

封筒に入れる

配送業で発生する領収書は、取り扱いや整理が簡単な「封筒に入れる」方法で管理することが可能です。各封筒には月や特定の経費カテゴリーを示すラベルを貼り、領収書を分類して保管します。この方法は、特に移動が多い配送業において、領収書の紛失を防ぎながらも、簡単に整理できるため効果的です。ただし、封筒に入れる際には、必ず日付順に並べ、月末にはその月の封筒をチェックして、全ての領収書が正しく分類されていることを確認しましょう。

ファイルで保存

より体系的なアプローチが求められる場合は、クリアポケットが付いたファイルを使用して領収書を保管する方法が適しています。この方法では、領収書を日付順またはカテゴリー別に分け、各ページに分類して挿入します。ファイルを使用すれば、領収書が折れ曲がることなく、見たい領収書を素早く見つけることが容易です。また、月末や特定のプロジェクト終了時に、関連する領収書を簡単に抜き出してレポートを作成することが可能です。

ノートに貼り付け

日々の領収書を管理する別の方法として、専用のノートを用意し、領収書を日付順に貼り付ける手法があります。この方法では、領収書が一箇所に集約され、各領収書の発生日を基に整理されます。ノートに貼り付ける際は、のりではなく、両面テープやフォトコーナーを使用すると良いでしょう。これにより、領収書を傷めることなく、必要に応じて取り外しや確認が可能です。また、ノートの余白を利用して、各領収書の目的や関連するプロジェクトの詳細を記入しておくと、後での確認が容易になるでしょう。

電子帳簿保存法に合わせて保管

日本では、電子帳簿保存法に基づき、領収書を含む財務文書を電子形式で保管することが法的に許可されています。これにより、配送業の従事者は、紙の領収書をスキャンして電子形式に変換し、合法的にデジタル保管することが可能です。重要なのは、スキャンしたデータが原本と同等とみなされるためには、特定の基準を満たす必要がある点です。これには、スキャンの解像度や色の正確さ、データの改ざん防止措置などが含まれます。電子化された領収書は、オリジナルの紙の文書と同様に、5年または7年間保管する義務があります。

データで保管するメリット

領収書をデータで保管する最大のメリットは、場所を取らず、検索が容易であることです。物理的なファイリングシステムと比較して、電子ファイルは容易に整理、検索、共有できます。また、デジタル形式で保管することにより、紙の領収書が失われたり破損したりするリスクから保護されます。さらに、電子化は、遠隔地からのアクセスや複数人によるファイルの同時アクセスを可能にします。これは、配送業のようにフィールドワークが多い業界にとって非常に便利です。従業員がオフィス外で作業している際にも、必要な領収書にすぐにアクセスできるため、業務の効率が大幅に向上します。最終的に、デジタル保管は、配送業の従事者がより簡単に財務の追跡を行えるようにし、税金の申告や監査の準備に役立ちます。正確な記録を保持することで、税務上の問題を回避し、ビジネスの透明性を確保することが可能です。